Телеграм-бот для автоматизации бухгалтерского аутсорсинга

Как к нам пришла идея разработать собственного телеграм-бота

Не так давно мы переехали на коробочную версию Битрикс24. Теперь все наши задачи по клиентам фиксируются в полном объеме с указанием ответственного сотрудника и крайнего срока выполнения.

Следующем этапом мы задумались. Как можно автоматизировать некоторые рутинные задачи? Например, сбор первичной документации, подготовка закрывающих документов по запросу клиента, выставление счетов и т.д.

Сейчас многим нашим клиентам удобно отправлять первичку в электронном виде. Это делается и в чаты, и на эл. почту. Откуда только мы ее не собираем ?.

Однако это занимало много времени. Файлы приходится брать из разных источников и перекладывать в файловое хранилище выделенное под проект. Где они уже разбираются бухгалтером.

Так же было замечено, что некоторые поручения от клиентов фиксируются в CRM с задержкой. Что приводит к увеличению срока выполнения ?.

Вопрос принятия этих поручений тоже стоял остро. Время на это тратится много. Хорошо бы было дать возможность клиентам отправлять их через понятный и привычный интерфейс. Заранее уточняя вводные данные, например, контрагентов, суммы, даты.

Резюмирая все эти наблюдения. Мы решили попробовать разработать телеграм-бота. Я уже видел несколько удачных кейсов автоматизации в телеграм и решил применить кое-какие из них на бухгалтерском аутсорсе.

Разработка бота заняла чуть меньше месяца в достаточно свободном графике при выделенном бюджете 12 тыс. рублей.

Сейчас наш бот проходит финальное тестирование. Мы уже готовим его к подключению в первые проекты клиентов.

Пример работы бота по одной из веток.

Чему мы научили нашего телеграм-бота

Бот, которого мы назвали "Скрепка". Уже умеет:

• Принимать запрос на консультацию. Он получает текстовое сообщение от клиента. Фиксирует его в CRM, ставит ответственного и назначает крайний срок выполнения. Теперь клиенту не нужно звонить. Он может сделать это в мессенджере и быть уверенным, что его запрос принят в полном объеме.
• Ставить задачи на подготовку документов. Счетов, накладных, актов, актов сверки. Он уточняет тип документа, фиксирует комментарий и закрепляет отправленные поясняющие файлы к задаче.
• Делать платежки. Уточнять сумму, контрагента и т.д. Также спрашивать, где клиенту удобно получить подготовленный документ.
• Собирать первичную документацию. Это просто гора с наших плеч. Все файлы размещаются в специальной папке в едином хранилище. Бухгалтеру остается только заглядывать туда и "разбирать".

Все задачи фиксируются в Битрикс24.

Учитывая наши вложения, бот получился классный. Мы еще не наделили его остроумным юмором. Но думаю, если большинство наших клиентов перейдут на него. Мы обязательно наградим "Cпрепку" самыми классными бухгалтерскими анекдотами ?.

Думаю через пару месяце я поделюсь итогами нашего эксперимента в очередной записи в ежедневнике команды ЭтиНалоги. Всем пока!